Im Modul «Meine Mitarbeitenden» kannst du für deine Mitarbeitenden einen Mitarbeitergesprächsbogen erstellen.
Das Tool führt dich durch die einzelnen Kapitel eines Mitarbeitergesprächs (Rückblick, Grundauftrag, Schlüsselkompetenzen, Zielvereinbarung, Entwicklung).
In den Kapiteln sind Fragen hinterlegt, welche für eine Standortbestimmung hilfreich sind, zur Reflexion anregen und abwechslungsreiche, zielführende Gespräche ermöglichen.
Nutze die Hinweise (i) auf den Seiten. Dahinter sind hilfreiche Anregungen zu finden. Zudem kannst du bereits während der Erstellung des Mitarbeitendengesprächsbogens Notizen erfassen, welche nur für dich ersichtlich sind und welche du einfach in die Gesamtbeurteilung kopieren kannst und später automatisch im Ergebnisprotokoll übernommen werden.
Falls du bereits Mitarbeitende im Tool erfasst hast, gehe zum Schritt "Gespräch vorbereiten".
Neuen Mitarbeitenden erfassen (falls nicht vorhanden)
Im ersten Schritt erfasst du deine Mitarbeitenden in Profilplus. Dafür klickst du auf «Neuen Mitarbeiter erfassen» (1).
Fülle den Namen und ggf. die E-Mail-Adresse ein (2) und speichere (3) die Angaben.
Neue Stellenbeschreibung erstellen (falls nicht vorhanden)
Damit du einen auf den Mitarbeitenden zugeschnittenen Gesprächsbogen erfassen kannst, leg eine Stellenbeschreibung an (1). Drücke anschliessend den Button "Gespräch vorbereiten" (2).
Wie du die Stellenbeschreibung erstellen kannst, findest du in dieser Anleitung. Gehe anschliessend auf die Übersicht deiner Mitarbeitenden zurück.
Gespräch vorbereiten
Im nächsten Schritt kannst du zwischen drei verschiedenen Dialogvarianten entscheiden. Wenn du ein Mitarbeitendengespräch mit der Dialogvariante 1 (Grundauftrag und Schlüsselkompetenzen) erstellen möchtest, folge dieser Anleitung.
Die weiteren Varianten werden in anderen Artikeln erklärt.
Klicke dazu auf "Wählen" und eröffne oder wähle eine zurückliegende Zeitperiode (1).
Anschliessend gelangst du auf die Gesamtübersicht des Mitarbeitendengesprächs und kannst mit der Vorbereitung starten (1). Du kannst zudem das Titelblatt ändern. Klicke dazu auf (2) und wähle ein passendes Bild aus.
Als erstes gelangst du zum Rückblick auf das vergangene Jahr und kannst zur Vorbereitung dieses Gesprächsteils zwischen verschiedenen Fragen auswählen. Eröffne das Mitarbeitendengespräch mit einer offenen Frage, um den Dialog zu fördern. Wähle eine Frage aus (1) oder lasse dich inspirieren und formuliere eine eigene Fragestellung. Um eine eigene Frage zu erstellen, klickst du auf das "+"-Symbol (2). Wir empfehlen eine bis zwei Fragen auszuwählen. Wenn du alle gewünschten Fragen ausgewählt hast, klickst du auf "Auswahl schliessen" (3), um mit dem nächsten Schritt weiterzufahren. Gerne kannst du hier noch deine Notizen erfassen, welche du später in die Gesamtbeurteilung kopieren kannst. Der Teil "Grundauftrag" wurde aus der ausgewählten Stellenbeschreibung kopiert und du kannst hier entscheiden, ob dieser im Gesprächsbogen angezeigt werden soll oder nicht (1).
Anschliessend kannst du auch für diesen Teil wieder Fragen auswählen, welche du im Mitarbeitendengespräch besprechen möchtest. Gehe dafür gleich vor, wie oben beschrieben. Klicke anschliessend auf "Weiter", um zum nächsten Schritt, "Einschätzung Schlüsselkompetenzen", zu gelangen.
In diesem Schritt werden die Schlüsselkompetenzen aus dem zugehörigen Anforderungsprofil dargestellt. Wähle jene Kompetenzen aus (1), welche du mit deinem Mitarbeitenden im Gespräch besprechen möchtest. Für das Mitarbeitendengespräch ist es sinnvoll, die Anzahl der Schlüsselkompetenzen zu reduzieren. Prüfe, welche Schlüsselkompetenzen in diesem Jahr ins Zentrum rücken sollen und welche Merkmale du thematisieren möchtest.
Klicke anschliessend auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Im Schritt "Vergangene Ziele" kannst du die Ziele der vergangenen Zeitperiode erfassen, falls du diese nicht bereits im Vorjahr im Tool erfasst hast. Falls noch keine Ziele vorhanden sind, gehe wie folgt vor:
Klicke als erstes auf "Ziele erfassen".
In Profilplus kannst du 4 verschiedene Zielarten erfassen. Es werden «übergeordnete Ziele», «Arbeits- und Leistungsziele», «Verhaltensziele» sowie «Erhaltensziele» unterschieden. Die «übergeordneten Ziele» werden vom Unternehmen vorgegeben. Weitere Informationen zu den Zielarten findest du unter dem entsprechenden "i" Symbol.
Übertrage die im Vorjahr definierten Ziele in die entsprechenden Felder.
Wenn du ein Verhaltensziel erfassen möchtest, helfen dir die Schlüsselkompetenzen. Mit dem Klick auf (1) erscheinen alle Schlüsselkompetenzen des Kompetenzmodells.
Wähle jene Kompetenzen aus, für welche du ein Ziel hinzufügen möchtest (1) und klicke auf "Auswahl hinzufügen" (2). Wenn du auf das Dreieck (3) klickst erscheinen die Merkmale der jeweiligen Kompetenz.
Wenn du ein "Erhaltensziel" erfassen möchtest, verfahre wie bei den "Verhaltenszielen". Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klickst du auf der Seite unten rechts auf "Weiter".
Im Schritt "Gesamtbeurteilung" nimmst du eine Gesamteinschätzung zur Leistung des Grundauftrags, zu den erfolgsrelevanten Verhaltensmerkmalen und zur Zielerreichung vor. Für weitere Informationen zu diesem Schritt, klickst du das "i" Symbol an. Deine zuvor erfassten Notizen sind in diesem Schritt ebenfalls ersichtlich (1) und können bei der Beurteilung hilfreich sein. Du kannst den Text der Notizen einfach kopieren und am gewünschten Ort einfügen. Wenn du mit der Gesamtbeurteilung fertig bist, klickst du auf "Weiter".
Im nächsten Schritt kannst du nun die zukünftigen Ziele des entsprechenden Mitarbeitenden erfassen. Dazu eröffnest du wiederum eine neue Zeitperiode, wie du dies bereits im Schritt "Vergangene Ziele" getan hast.
Im nächsten Schritt, den Entwicklungsperspektiven, kannst du wiederum Fragen auswählen oder eigene Fragen formulieren. Um eine eigene Frage zu formulieren, klicke auf das "+"-Symbol (1).
Anschliessend hast du die Möglichkeit, im Abschnitt "Entwicklungsmassnahmen / Weiterbildung" Massnahmen festzuhalten, welche den Mitarbeitenden in seiner beruflichen Entwicklung fördern. Nutze dazu das Feld "Notizen / Erkenntnisse".
Zum Schluss dieses Abschnitts hat der Mitarbeitende die Möglichkeit, ein Feedback an dich als Vorgesetzte/n abzugeben.
Wozu möchtest du gerne ein Feedback haben? Sollte die richtige Fragestellung nicht in der Vorlage sein, formuliere wiederum eine eigene Frage mit dem "+"-Symbol.
Wenn du mit der Bearbeitung dieses Abschnittes fertig bist, drücke auf "Auswahl abschliessen" und dann "Weiter" um den Gesprächsbogen an den Mitarbeitenden zu senden. Drücke den Button (1) wenn Du die den Gesprächsbogen in digitaler Form senden willst. Für das Word-Dokument drückst Du den Button "Word-Dokument" generieren (2).
Anschliessend erhält der Mitarbeitende eine E-Mail mit dem Link zum Gesprächsbogen. Der Mitarbeitende hat dann die Möglichkeit, das Mitarbeitergespräch mittels Gesprächsbogen vorzubereiten. Er kann dies direkt im Profilplus tun oder den Gesprächsbogen als Word-Dokument herunterladen(3). Das Ergebnisprotokoll wird nicht an den Mitarbeitenden gesendet. Du kannst für Dich das Ergebnisprotokoll mit den Notizen ebenfalls als Word-Dokument generieren (4).
