Im Modul «Meine Mitarbeitenden» kannst du für deine Mitarbeitenden einen Mitarbeitergesprächsbogen erstellen.
Das Tool führt dich durch die einzelnen Kapitel eines Mitarbeitergesprächs (Rückblick, Grundauftrag, Schlüsselkompetenzen, Zielvereinbarung, Entwicklung).
In den Kapiteln sind Fragen hinterlegt, welche für eine Standortbestimmung hilfreich sind, zur Reflexion anregen und abwechslungsreiche, zielführende Gespräche ermöglichen.
Nutze die Hinweise (i) auf den Seiten. Dahinter sind hilfreiche Anregungen zu finden. Zudem kannst du bereits während der Erstellung des Mitarbeitendengesprächsbogens Notizen erfassen, welche nur für dich ersichtlich sind und welche du einfach in die Gesamtbeurteilung kopieren kannst und später automatisch im Ergebnisprotokoll übernommen werden.
Falls du bereits Mitarbeitende im Tool erfasst hast, gehe zum Schritt "Gespräch vorbereiten".
Neuen Mitarbeitenden erfassen (falls nicht vorhanden)
Im ersten Schritt erfasst du deine Mitarbeitenden in Profilplus. Dafür klickst du auf «Neuen Mitarbeiter erfassen» (1).
Fülle den Namen und ggf. die E-Mail-Adresse ein (2) und speichere (3) die Angaben.
Neue Stellenbeschreibung erstellen (falls nicht vorhanden)
Damit du einen auf den Mitarbeitenden (im Bsp. Hans Muster) zugeschnittenen Gesprächsbogen erfassen kannst, leg eine Stellenbeschreibung an (1). Wähle mit (2) das entsprechende Anforderungsprofil aus (3).
Wie du die Stellenbeschreibung erstellen kannst, findest du in dieser Anleitung. Gehe anschliessend auf die Übersicht deiner Mitarbeitenden zurück.
Gespräch vorbereiten
In der Übersicht der Mitarbeitenden klicke auf den gewünschten Mitarbeitenden. Auf der detaillierten Ansicht des gewählten Mitarbeitenden klicke auf Mitarbeitendengespräch und dann auf "Gespräch vorbereiten" (1).
Im nächsten Schritt kannst du zwischen drei verschiedenen Dialogvarianten entscheiden. Wenn du ein Mitarbeitendengespräch mit der Dialogvariante 2 (Arbeitsverhalten im Achsenmodell) erstellen möchtest, folge dieser Anleitung. Die anderen Varianten werden in anderen Artikeln im Detail erklärt.
Klicke dazu bei der Dialogvariante 2 auf "Wählen" und klicke dann auf "Vorbereitung starten" (1)
Dann kommst du auf das Fenster mit dem Rückblick und kannst die Zeitperiode erfassen, falls du noch keine erfasst hast.
Anschliessend gelangst du auf die Gesamtübersicht des Mitarbeitendengesprächs und kannst mit der Vorbereitung starten (1). Du kannst zudem das Titelblatt ändern. Klicke dazu auf (2) und wähle ein passendes Bild aus.
Als erstes gelangst du zum Rückblick auf das vergangene Jahr und kannst zur Vorbereitung dieses Gesprächsteils zwischen verschiedenen Fragen auswählen. Eröffne das Mitarbeitendengespräch mit einer offenen Frage, um den Dialog zu fördern. Wähle eine Frage aus (1) oder lasse dich inspirieren und formuliere eine eigene Fragestellung. Um eine eigene Frage zu erstellen, klickst du auf das "+"-Symbol (2). Wir empfehlen, eine bis zwei Fragen auszuwählen. Wenn du alle gewünschten Fragen ausgewählt hast, klickst du auf "Auswahl schliessen" (3), um mit dem nächsten Schritt weiterzufahren. Gerne kannst du hier noch deine Notizen erfassen, welche du später in die Gesamtbeurteilung kopieren kannst.
Im nächsten Schritt kannst du eine Einschätzung zum Arbeitsverhalten des entsprechenden Mitarbeitenden erfassen. Dazu wählst du zuerst im Dropdown (1) die passende Vorlage aus und klickst anschliessend auf "Weiter".
Anschliessend öffnet sich der Katalog mit den relevanten Kompetenzen. Klicke auf "Diesen Katalog wählen", um zum nächsten Schritt zu gelangen oder wähle einen anderen Katalog aus den Vorlagen aus, falls dieser nicht zum entsprechenden Mitarbeitenden passt.
Nimm anschliessend für jede der erfolgsrelevanten Kompetenzen eine Einschätzung vor. Klicke dafür auf die Grafik, die Punkte oder den Text (1). Deine Einschätzung ist nur für dich sichtbar und dient dir als Gesprächsgrundlage. Zudem hast du die Möglichkeit, Notizen zu jeder Kompetenz zu erfassen (2). Ziel ist es, gemeinsam Stärken und Entwicklungsmöglichkeiten zu identifizieren und aufzuzeigen.
Wenn du für alle sechs Kompetenzen eine Einschätzung vorgenommen hast, klicke auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Im Schritt "Vergangene Ziele" kannst du die Ziele der vergangenen Zeitperiode erfassen, falls du diese nicht bereits im Vorjahr im Tool erfasst hast. Falls noch keine Ziele vorhanden sind, gehe wie folgt vor:
Klicke als erstes auf "Ziele erfassen".
In Profilplus kannst du 4 verschiedene Zielarten erfassen. Es werden «übergeordnete Ziele», «Arbeits- und Leistungsziele», «Verhaltensziele» sowie «Erhaltensziele» unterschieden. Die «übergeordneten Ziele» werden vom Unternehmen vorgegeben. Weitere Informationen zu den Zielarten findest du unter dem entsprechenden "i" Symbol.
Übertrage die im Vorjahr definierten Ziele in die entsprechenden Felder.
Wenn du ein Verhaltensziel erfassen möchtest, helfen dir die Schlüsselkompetenzen. Mit dem Klick auf (1) "Ziel hinzufügen" erscheinen alle Schlüsselkompetenzen des Kompetenzmodells.
Wähle jene Kompetenzen aus, für welche du ein Ziel hinzufügen möchtest (1) und klicke auf "Auswahl hinzufügen" (2).
Wenn du ein "Erhaltensziel" erfassen möchtest, verfahre wie bei den "Verhaltenszielen". Um zum nächsten Schritt zu gelangen, klickst du auf der Seite unten rechts auf "Weiter".
Im Schritt "Gesamtbeurteilung" nimmst du eine Gesamteinschätzung zur Leistung des Grundauftrags, zu den erfolgsrelevanten Verhaltensmerkmalen und zur Zielerreichung vor. Für weitere Informationen zu diesem Schritt, klickst du das "i" Symbol an. Deine zuvor erfassten Notizen sind in diesem Schritt ebenfalls ersichtlich (1) und können bei der Beurteilung hilfreich sein. Du kannst den Text der Notizen einfach kopieren und am gewünschten Ort einfügen. Wenn du mit der Gesamtbeurteilung fertig bist, klickst du auf "Weiter".
Im nächsten Schritt kannst du nun die zukünftigen Ziele des entsprechenden Mitarbeitenden erfassen. Dazu eröffnest du wiederum eine neue Zeitperiode, wie du dies bereits im Schritt "Vergangene Ziele" getan hast.
Im nächsten Schritt, den Entwicklungsperspektiven, kannst du wiederum Fragen auswählen oder eigene Fragen formulieren. Um eine eigene Frage zu formulieren, klicke auf das "+"-Symbol (1).
Anschliessend hast du die Möglichkeit, im Abschnitt "Entwicklungsmassnahmen / Weiterbildung" Massnahmen festzuhalten, welche den Mitarbeitenden in seiner beruflichen Entwicklung fördern. Nutze dazu das Feld "Notizen / Erkenntnisse".
Zum Schluss dieses Abschnitts hat der Mitarbeitende die Möglichkeit, ein Feedback an dich als Vorgesetzte/n abzugeben.
Wozu möchtest du gerne ein Feedback haben? Sollte die richtige Fragestellung nicht in der Vorlage sein, formuliere wiederum eine eigene Frage mit dem "+"-Symbol.
Wenn du mit der Bearbeitung dieses Abschnittes fertig bist, drücke auf "Auswahl schliessen", um den Gesprächsbogen an den Mitarbeitenden zu senden (1), ein Word-Dokument für dich selbst zu generieren oder ein Word-Dokument für den Mitarbeitenden zu erstellen (2).
Anschliessend erhält der Mitarbeitende eine E-Mail mit dem Link zum Gesprächsbogen. Der Mitarbeitende hat dann die Möglichkeit, das Mitarbeitergespräch mittels Gesprächsbogen vorzubereiten. Er kann dies direkt im Profilplus tun oder den Gesprächsbogen als Word-Dokument herunterladen. Das Ergebnisprotokoll wird nicht an den Mitarbeitenden gesendet.
